Team Assistant

Wie zijn wij?
In ons advocatenkantoor staat de menselijke relatie met onze cliënten centraal in alles wat wij doen. Wij hanteren een oplossingsgerichte aanpak en behouden voortdurend een globale en pragmatische visie die rekening houdt met de dagelijkse realiteit van onze cliënten.

Ons doel is om onze cliënten uitstekende en efficiënte juridische diensten te bieden, terwijl we tegelijkertijd een gezonde balans tussen werk en privé behouden. De betrokkenheid en dynamiek van ons team dragen bij aan een aangename werkomgeving op kantoor.

Functieomschrijving
Als Team Assistant speel je een sleutelrol in de dagelijkse werking van het kantoor en bied je operationele ondersteuning aan de vennoten en het team.

Je bent actief betrokken in verschillende domeinen zoals administratie, boekhouding, human resources, interne organisatie en business development. Dankzij jouw organisatietalent, discretie en veelzijdigheid draag je actief bij aan een gestructureerde, professionele en aangename werkomgeving.

Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen enkele dag hetzelfde is? Dan is deze functie iets voor jou.

Jouw taken zijn veelzijdig:
Administratie & ondersteuning van het team

• Zorgen voor het vlotte dagelijkse functioneren van het team en bijdragen aan een professionele en aangename werkomgeving
• Inplannen van afspraken en coördineren van vergaderingen
• Organiseren van professionele verplaatsingen en reservaties (trein, hotel, vluchten, restaurants)
• Beheren van e-mails en verwerken van correspondentie
• Verzorgen van interne communicatie binnen het team
• Beheren van klassement, archivering en organisatie van documenten en klantendossiers
• Opzetten, beheren en up-to-date houden van de database
• Beheren van agenda’s per dossier (opvolgen van deadlines en termijnen)
• Samenstellen en voorbereiden van proceduredossiers
• Centraliseren van administratieve of operationele problemen en opvolging ervan met betrokken partijen
• Centraliseren en opvolgen van administratieve en operationele issues in samenwerking met de betrokken collega’s
• Bestellen van kantoorbenodigdheden en opvolgen van de administratieve afhandeling

Boekhoudkundige en financiële ondersteuning

• Fungeren als aanspreekpunt met de externe boekhoudafdeling
• Administratieve ondersteuning bieden bij het opstellen en opvolgen van uitgaande facturen
• Beheren en uitvoeren van facturatie van prestaties in dossiers, inclusief controle van timesheets/prestatielijsten
• Opvolgen van cash flows, openstaande facturen en betalingsherinneringen
• Meewerken aan het administratief beheer van de derdenrekening
• Human Resources
• Administratieve opvolging van onboarding- en offboardingprocessen in samenwerking met het office management
• Meehelpen bij de integratie en het vertrek van teamleden
• Organiseren van interne events en teambuildings

Business development, marketing & communicatie

• Meewerken aan de organisatie van kantoor- en teamevents en marketingactiviteiten
• Ondersteunen bij commerciële prospectie (voorbereiden van PowerPoint-presentaties en andere commerciële materialen)
• Meewerken aan inzendingen voor rankings en juridische gidsen zoals Leaders League of Chambers
• Opvolgen van klantenrelaties
• Deelnemen aan marketingvergaderingen met de vennoten
• Coördineren van online communicatie en social media content in samenwerking met office management en externe partners
• Voorstellen van content en ideeën voor LinkedIn
• Bijdragen aan het verbeteren van prospectie en zichtbaarheid van het kantoor

Gezocht profiel

De ideale kandidaat herkent zich in meerdere van de volgende eigenschappen:

• Je bent georganiseerd, nauwkeurig en kan meerdere prioriteiten tegelijk beheren
• Je hebt een sterk servicegevoel en uitstekende sociale vaardigheden
• Je bent discreet, betrouwbaar en gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie
• Je bent zelfstandig, proactief en neemt graag initiatief
• Je bent flexibel en past je snel aan verschillende situaties aan
• Je beschikt over sterke schriftelijke en communicatieve vaardigheden
• Je beheerst het Frans en Nederlands uitstekend; kennis van het Engels is een plus
• Je bent vertrouwd met MS Office en AI-tools
• Ervaring in een advocatenkantoor, een veeleisende professionele omgeving of in business development is een pluspunt

Aanbod
Wat mag je verwachten?

• Een voltijdse, vaste functie binnen een gerenommeerd advocatenkantoor in Brussel
• Een gevarieerde job met echte verantwoordelijkheden en directe impact
• Een stimulerende, dynamische en collegiale werkomgeving
• Een organisatie die initiatief, samenwerking en persoonlijke groei waardeert
• Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen

Gewenste startdatum: 1 oktober 2026

Klaar om mee te stappen in dit boeiende avontuur? Stuur je CV en motivatiebrief naar jobs@vancutsem.be. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!