Team Assistant

Qui sommes-nous ?

Dans notre cabinet d’avocats, la relation humaine avec nos clients est au cœur de tout ce que nous faisons. Nous adoptons une approche orientée vers les solutions et maintenons constamment une vision globale et pragmatique qui tient compte des réalités quotidiennes de nos clients.

Notre objectif est de fournir des services juridiques excellents et efficaces à nos clients tout en préservant un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. L’engagement et le dynamisme de toute notre équipe contribuent à créer un environnement de travail agréable au bureau.

Description du poste

En tant que Team Assistant vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du cabinet et apporterez un soutien opérationnel aux associés et à l’équipe.

Vous interviendrez dans des domaines variés tels que l’administration, la comptabilité, les ressources humaines, l’organisation interne et le business development. Grâce à votre sens de l’organisation, votre discrétion et votre polyvalence, vous contribuerez activement à créer un environnement de travail structuré, professionnel et agréable.

Vous aimez travailler dans un environnement dynamique où aucune journée ne se ressemble ? Ce poste est fait pour vous.

Vos missions seront variées :

Administration & Soutien de l’équipe

• Assurer le bon fonctionnement quotidien de l’équipe et contribuer à maintenir un environnement de travail professionnel et accueillant
• Assurer la planification des rendez-vous et la coordination des réunions
• Organiser les déplacements professionnels et réservations (train, hôtel, vols, restaurants)
• Gérer les courriels et le traitement de la correspondance
• Assurer la communication interne au sein de l’équipe
• Gérer le classement, l’archivage et l’organisation des documents ainsi que des dossiers clients
• Créer, gérer et mettre à jour une base de données documentaire
• Gérer les agendas propres à chaque dossier (suivi des échéances et deadlines)
• Assurer la constitution et la concrétisation des dossiers de pièces de procédure
• Centraliser les problèmes administratifs ou opérationnels et assurer le suivi avec les personnes concernées
• Gérer les tableaux de suivi, documents administratifs et correspondances diverses conformément aux instructions
• Passer les commandes de fournitures et assurer le suivi administratif associé

 Support comptable et financier

• Servir de liaison avec le service comptabilité externe
• Apporter un support administratif pour l’établissement et le suivi des factures de vente
• Gérer et assurer la facturation des prestations réalisées dans les dossiers, vérification des timesheets/listings de prestations
• Assurer le suivi de la trésorerie, des impayés et des rappels de paiement
• Participer à la gestion administrative du compte tiers

 Ressources Humaines

• Assurer le suivi administratif des processus d’onboarding et d’offboarding en collaboration avec l’équipe office management du cabinet
• Participer à l’intégration et au départ des collaborateurs de l’équipe
• Organiser des événements internes et teambuilding au sein de l’équipe

Business Development, Marketing & Communication

• Participer à l’organisation des événements du bureau et de l’équipe et aux activités marketing
• Participer à la préparation des démarches commerciales auprès des prospects (préparer des présentations PowerPoint et autres supports commerciaux)
• Participer à la préparation des soumissions pour les classements et annuaires juridiques tels que Leaders League ou Chambers
• Assurer le suivi des relations clients
• Participer aux réunions marketing avec les associés de l’équipe
• Coordonner la communication en ligne et le contenu des réseaux sociaux de l’équipe en collaboration avec l’équipe office management du cabinet et les partenaires externes
• Proposer du contenu et des idées de publications LinkedIn
• Contribuer à l’optimisation des actions de prospection et de visibilité du cabinet

Profil recherché

Le/la candidat(e) idéal(e) se reconnaît dans plusieurs des qualités suivantes :

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs priorités simultanément
• Vous faites preuve d’un excellent sens du service et possédez de solides compétences relationnelles
• Vous êtes discret(ète), fiable et traitez les informations confidentielles avec professionnalisme
• Vous êtes autonome, proactif(ve) et appréciez prendre des initiatives
• Vous êtes flexible et capable de vous adapter rapidement à des situations variées
• Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles et communicationnelles
• Une excellente maîtrise du français et du néerlandais est requise ; une bonne connaissance de l’anglais constitue un atout
• Vous maîtrisez les outils MS Officeet IA
• Une expérience dans un cabinet d’avocats, un environnement professionnel exigeant ou dans le domaine du business development constitue un atout

Offre

Que pouvez-vous attendre de cette opportunité ?

• Un poste permanent à temps plein au sein d’un cabinet d’avocats réputé à Bruxelles
• Une fonction variée avec de réelles responsabilités et un impact direct sur le fonctionnement du cabinet
• Un environnement professionnel stimulant, dynamique et bienveillant
• Une organisation qui valorise l’initiative, la collaboration et le développement personnel
• Un package salarial attractif comprenant des avantages extra-légaux

 Date d’entrée en fonction souhaitée : 1er octobre 2026

Prêt(e) à embarquer dans cette aventure passionnante ? Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à jobs@vancutsem.be. Nous sommes impatients de vous rencontrer.